Financiele administratie

De financiële administratie

De financiële administratie is een verzameling van alle financiële gegevens van een onderneming. Door deze gegevens op een gestructureerde wijze op te slaan en te bewaren, zijn de data achteraf eenvoudig toegankelijk en inzichtelijk. Zo kun je de financiën van de onderneming verantwoorden tegenover instanties als de Belastingdienst. Ook voor de organisatie zelf is een goede financiële administratie heel waardevol omdat het inzicht biedt in de winstgevendheid van de organisatie. Gegevens die onder de financiële administratie vallen zijn onder meer:

1. kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
2. tussentijds gemaakte controle berekeningen
3. ontvangen facturen en verzonden facturen
4. bankafschriften
5. contracten, overeenkomsten en andere afspraken

Voor het bijhouden van de administratie gelden verschillende regels. Een van deze regels is onder andere dat alle gegevens voor minimaal 7 jaar bewaard moeten worden blijven. De administratie is bovendien de basis voor alle belastingaangiften die moeten worden gedaan. Als de financiële administratie dus niet op orde is, kan dit vervelende gevolgen hebben voor een onderneming. Het bijhouden van een financiële administratie is niet alleen verplicht, maar ook belangrijk voor de onderneming zelf. Als de administratie op orde is heb je snel inzicht in cijfers, zoals de omzet, de winst en de kosten. Zo kan het management eenvoudig sturen op informatie die er echt toe doet. Drie belangrijke onderdelen van financiële administratie:

1. Financiële rapportages
2. Fiscale jaarrekening
3. Bedrijfseconomische jaarrekening

Financiële rapportages

Financiële rapportages zoals de jaarrekening vormen een overzicht van de financiële situatie van een onderneming van een jaar. De jaarrekening moet gestuurd worden naar de Kamer van Koophandel. De rekening bestaat uit een balans, een winst- en verliesrekening. Daarbij hoort ook een toelichting.

Fiscale jaarrekening

De jaarrekening moet voldoen aan de normen van de fiscus en is bedoeld om de winst van een bedrijf uit te rekenen. Die winst wordt gebruik als basis van de inkomsten- of vennootschapsbelasting.

Bedrijfs­economische jaarrekening

De bedrijfseconomische jaarrekening geeft een beeld van de huidige situatie van een onderneming. Het is een combinatie van winst- en verlies / de balans die door de onderneming is opgesteld. De fiscale jaarrekening moet voldoen aan de eisen van de belastingdienst.

Debiteuren en crediteuren

Debiteuren zijn afnemers. Van deze mensen ontvang je geld. Crediteuren zijn de mensen waar jij geld aan moet betalen. Klinkt logisch toch? Om hierbij te helpen zijn er online boekhoudprogramma’s. Deze kunnen je helpen herinneren als er nog een factuur verstuurd moet worden. Dit wordt ook wel debiteuren/crediteurenadministratie genoemd.

Facturatie en e-facturatie

Binnen de financiële administratie is het gebruik van een elektronische factuur in opkomst. Dit is een gestructureerd, digitaal bestand met de informatie die ook op een digitale of geprinte factuur staat. Het voordeel van een elektronische factuur is de grote compatibiliteit met verschillende systemen. De factuurinformatie wordt realtime digitaal verwerkt door onze boekhoudsoftware zonder dat hier scan- en herkensoftware aan te pas komt. Met zo’n systeem bespaar je als onderneming tijd én geld: de factuur wordt automatisch verwerkt en de foutgevoeligheid is minimaal.